Az alapvetően szükséges információk a következők:
nyelvi igény, milyen nyelvpárokra van szükség
- dátum, a rendezvény kezdete és a vége
- helyszíne
- a rendezvény témája
- a résztvevők száma
A tolmácsnak minden, a felkészülését segítő anyagot, beszédeket, diákról készült
másolatokat, tehát a lehető legtöbb háttér-információt időben érdemes biztosítani a
rendezvény zökkenőmentes lebonyolítása érdekében.